Recibir una subvención supone una oportunidad para financiar proyectos, impulsar inversiones o desarrollar determinadas actividades. Sin embargo, obtener la ayuda es solo una parte del proceso. Justificar correctamente los fondos recibidos es fundamental para cumplir con las condiciones de concesión y evitar posibles incidencias o reintegros.
La preparación de las cuentas justificativas exige acreditar que los recursos se han destinado a los fines previstos, que los gastos cumplen los requisitos establecidos y que existe documentación suficiente para respaldar las operaciones realizadas.
Durante la revisión de estas cuentas pueden identificarse errores que, en muchos casos, tienen su origen en una planificación insuficiente, una interpretación incorrecta de las bases reguladoras o una gestión documental inadecuada.
Conocer las incidencias más habituales permite anticiparse a ellas y afrontar el proceso de justificación con mayores garantías.
Conocer las incidencias más habituales permite anticiparse y justificar la subvención con mayores garantías.
¿Cuáles son los errores más frecuentes al justificar una subvención?
1. Incluir gastos que no son subvencionables
Uno de los problemas más habituales es incorporar gastos que, aunque sean reales y estén correctamente contabilizados, no cumplen los requisitos para ser financiados con la subvención.
Cada convocatoria establece qué conceptos son elegibles, qué limitaciones existen y bajo qué condiciones pueden imputarse.
Cómo evitarlo: revisar las bases reguladoras y la resolución de concesión antes de realizar los gastos, comprobando que cada concepto responde a la finalidad de la ayuda.
2. No disponer de documentación justificativa suficiente
La ausencia de facturas, justificantes de pago, contratos u otros documentos exigidos puede dificultar la acreditación de los gastos realizados.
Una factura correctamente emitida no siempre es suficiente. Dependiendo de la subvención, puede ser necesario demostrar también el pago efectivo, la contratación del servicio o la realización de la actividad.
Cómo evitarlo: establecer un sistema de archivo que permita relacionar cada gasto con su documentación soporte y con el proyecto subvencionado.
3. Imputar gastos fuera del periodo de ejecución
Las subvenciones establecen plazos concretos para desarrollar las actuaciones financiadas y, en su caso, realizar los pagos correspondientes.
Un gasto puede estar directamente relacionado con el proyecto y, sin embargo, no ser admisible por haberse realizado fuera del periodo establecido.
Cómo evitarlo: controlar las fechas de ejecución, facturación y pago, verificando los requisitos temporales de cada convocatoria.
4. No acreditar correctamente los pagos
La existencia de una factura no demuestra necesariamente que el gasto haya sido abonado.
Durante la revisión pueden surgir incidencias cuando faltan justificantes bancarios, existen diferencias entre los importes facturados y pagados o no resulta posible identificar claramente la operación.
Cómo evitarlo: conservar los comprobantes de pago y asegurar que cada movimiento pueda vincularse con la factura correspondiente.
5. Errores en la imputación de gastos compartidos
Determinados gastos, como personal, suministros, alquileres o servicios generales, pueden estar relacionados con varios proyectos o actividades de la entidad.
El problema aparece cuando se imputa a la subvención un porcentaje que no está suficientemente justificado o que no responde a los criterios permitidos.
Cómo evitarlo: definir criterios de reparto objetivos, documentados y compatibles con las condiciones de la ayuda.
6. No cumplir los requisitos de contratación y selección de proveedores
Algunas subvenciones establecen obligaciones específicas relacionadas con la contratación de bienes y servicios, la solicitud de ofertas o la justificación de la elección de proveedores.
No conservar las ofertas exigidas o incumplir los procedimientos aplicables puede generar incidencias, incluso cuando el gasto se ha realizado correctamente.
Cómo evitarlo: comprobar las exigencias de contratación antes de comprometer el gasto y conservar la documentación del proceso de selección.
7. Diferencias entre la contabilidad y la cuenta justificativa
La información incluida en la cuenta justificativa debe ser coherente con los registros contables y la documentación económica de la entidad.
Las diferencias en importes, conceptos, fechas o clasificaciones pueden provocar requerimientos y dificultar el trabajo de revisión.
Cómo evitarlo: realizar conciliaciones previas entre la contabilidad, las facturas, los pagos y la relación de gastos que se presentará al organismo concedente.
La contabilidad, las facturas, los pagos y la relación de gastos deben contar la misma historia.
8. No declarar otras ayudas o fuentes de financiación
Una misma actividad puede recibir financiación de distintas administraciones o entidades, siempre que se respeten las condiciones aplicables.
Sin embargo, omitir otras ayudas recibidas o imputar un mismo gasto de forma incompatible puede generar problemas de sobrefinanciación o incumplimiento.
Cómo evitarlo: mantener un registro actualizado de las subvenciones y otras fuentes de financiación vinculadas a cada proyecto. En proyectos financiados por la Unión Europea, conviene considerar además las exigencias específicas de la auditoría de fondos europeos.
9. No acreditar suficientemente la actividad realizada
La justificación de una subvención no siempre se limita a demostrar que se han realizado determinados gastos.
También puede ser necesario acreditar que el proyecto se ha ejecutado, que se han alcanzado los objetivos previstos o que se han cumplido las condiciones específicas de la concesión.
Cómo evitarlo: conservar memorias de actividad, informes de ejecución, entregables y demás evidencias exigidas por la convocatoria.
10. Preparar la cuenta justificativa cuando el plazo está a punto de finalizar
Uno de los errores más importantes es dejar la preparación de la documentación para las últimas semanas.
Esta situación puede dificultar la localización de justificantes, la resolución de discrepancias o la obtención del informe del auditor cuando sea obligatorio.
Cómo evitarlo: planificar la justificación desde el inicio del proyecto y realizar un seguimiento periódico de los gastos y de la documentación.
¿Qué consecuencias pueden tener los errores en una cuenta justificativa?
Las incidencias detectadas durante la revisión pueden tener consecuencias diferentes según su naturaleza, importancia y las condiciones de la subvención.
En determinados casos será posible aportar documentación adicional o aclarar discrepancias. En otros, los gastos pueden considerarse no admisibles y dar lugar a ajustes, requerimientos o procedimientos de reintegro parcial o total de la ayuda, cuando corresponda.
Por ello, una correcta justificación no debe entenderse únicamente como una obligación administrativa, sino como una parte esencial de la gestión económica del proyecto.
Una correcta justificación forma parte de la gestión económica del proyecto.
La importancia de contar con un auditor especializado en subvenciones
Cuando la normativa o las bases reguladoras exigen un informe de auditor, la entidad beneficiaria debe preparar la cuenta justificativa y poner a disposición del profesional la documentación necesaria para su revisión.
El auditor aplica los procedimientos establecidos en la normativa correspondiente y en las condiciones del encargo, examinando los aspectos exigidos para emitir su informe.
Contar con profesionales familiarizados con este tipo de trabajos facilita la planificación, la identificación de los requisitos documentales y el desarrollo ordenado del proceso.
En Law & Tax Auditors realizamos la revisión de cuentas justificativas de subvenciones y patrocinios, aplicando una metodología rigurosa e independiente, adaptada a las características de cada ayuda y a las obligaciones de la entidad beneficiaria.
Nuestro trabajo se orienta a comprobar el cumplimiento de los requisitos aplicables y a emitir el informe correspondiente con el rigor técnico que exige este tipo de encargos.
Una buena justificación comienza antes de presentar las cuentas
La mejor manera de reducir las incidencias es incorporar las obligaciones de justificación a la gestión del proyecto desde el primer momento.
Conocer las bases reguladoras, organizar correctamente la documentación, mantener la trazabilidad de los gastos y planificar los plazos permite afrontar la revisión con mayor seguridad.
Para empresas, fundaciones, asociaciones y otras entidades beneficiarias, disponer de procedimientos adecuados de seguimiento y control contribuye a una gestión más transparente de los recursos recibidos.
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Si tu empresa o entidad ha recibido una subvención y necesita presentar una cuenta justificativa acompañada de un informe de auditor, en Law & Tax Auditors podemos ayudarte.
Estudiamos las condiciones de la ayuda, los requisitos aplicables y los plazos de presentación para determinar el alcance del trabajo de revisión.
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